מצגת עסקית – לתכנן הכל וגם את כל "מה שמסביב"

מצגת עסקית מנצחת עם תוכן מעולה

גם אתם בטוחים שלהפיק מצגת עסקית זו עבודה קלה? בעידן בו כמעט כל אחד יכול לבנות מצגת באמצעות פתיחת פאוור פוינט, בחירה של עיצוב מגניב, שינוי צבעוניות או יבוא תמונות, רבים שוכחים את המרכיב החשוב, ואולי ההכרחי מכולם – התוכן. אז מה לעזאזל עושים עם התוכן?

אז זהו, גם במקרה הזה אין תמיד הזדמנות שנייה לרושם ראשוני על לקוחות או משקיעים פוטנציאליים, ומה לעשות, מצגת עסקית שהיא "רק יפה" לגמרי לא עושה את העבודה ומכאן שאתם חייבים תוכן למצגת. תוכן איכותי וממוקד המלווה במבנה נכון ובתזמון מוקפד.

 

למה זה חשוב?
העיתונאי ואיש יחסי הציבור Richard Dowis מציין בספרו "The Lost Art of the Great Speech" כי למצגת בפרט ולפרזנטציה בכלל מספר מטרות ובהן גם העברת מידע, שכנוע והרשאה, הצגה של טיעונים והנאת הקהל. אם נפרוט את טיעוניו נגלה ונבין שכולם קשורים גם בתוכן. יש שיאמרו שהמידע נמצא אצלנו בראש ושהמצגת רק מלווה את מה שנאמר בהצגה. נכון. אבל מה עם מי שאינו מצוי בכל הפרטים הקטנים? מה בנוגע למעקב ברור אחר כל הפרטים, כדי שכולם יועברו לקהל?

מצגת עסקית יכולה לקבוע גורלות, ועשויה לאפשר לכם לקחת את הארגון, החברה או העסק הקטן לכיוון הרצוי לה מזה שנים. אז מה עושים?

 

בראש ובראשונה – סיפור המסגרת

מסגרת הזמן – קחו בחשבון מצגת של 20-25 דקות ו- 12-15 שקפים לכל היותר, כולל הכל (אולם מומלץ שמצגת בכלל, ומצגת למשקיעים בפרט, לא תכלול יותר מ- 12 שקפים).

מצגת שאורכת פרק זמן זה מתאימה לפגישה או כנס שתוכנן לשעה לערך, מותירה זמן להצגת שאלות ומאפשרת מרווח ביטחון (אם משהו לא ילך 'לפי הספר', עדיין יהיה די זמן לסיים את ההצגה).

 

איך מתחילים?

  • ערכו בריף מקצועי שיאפשר לכם לייצר מצגת שיווקית מעולה
  • הכינו רשימה כללית, בראשי פרקים, של התכנים שתרצו להציג. אל תחששו להיכנס לכל פרט ופרט. תמיד תהייה לכם הזדמנות להוריד מידע. עדיף אל לשכוח אותו בשלב התכנון.
  • תכננו את השקפים – פשוט ציירו לעצמכם ריבועי שקפים והכניסו שקף פותח, שקף מסכם, שקפי שירותים או מוצרים, ראשי פרקים וכיוצ"ב (ניתן ועדיף לבצע באמצעות התוכנה המאפשרת מאוחר יותר גמישות ושינויים). זכרו שמצגת ניתן ליצר לא רק במבנה המוכר על כולנו. יתכן שהרשימה של המסרים תעבור בצורה יצירתית יותר! אפילו מומלץ.
  • וודאו שיש לכם כותרות וסדר עקרוני למכלול השקפים. קשה לכם? חזרו לראשי הפרקים. זה הזמן למקצה שיפורים ברשימת התכנים.

 

 ואיך ממשיכים?

  • התחילו "למלא" את התכנים וחשבו מה יכול לשפר ולשדרג אותם (נתונים, תמונות, ציטוטים, סרטונים וןכד'). בשלב הזה ללא הקפדה יתרה על ניסוח, היקף או כללים אחרים – עשו שימוש בחומרים קודמים ובמידע שיש לכם "בראש"….
  • נסחו, קצרו, ונסו לקלוע ללקוח הפוטנציאלי, לגולש באתר, למשקיע או למי שהגדרתם כקהל פוטנציאלי.
  • וודאו שהיקף הטקסטים קצר (מומלץ לא לעלות על 6 שורות טקסט לשקף) והמסרים ממוקדים. וודאו שכותרות השקפים מתאימות לתכנים. וזכרו שהתמצות קשה יותר מההרחבה.

 

למה עוד לשים לב?

  • גרפיקה איכותית. כן כן, אם המידע מעניין ואתם מעולים כמרצים זה לא מספיק. מצמוץ אחד על עיצוב כושל ירחיק אתכם מהקהל, הוא פשוט לא יתרשם שאתם מקצועיים, לפעמים לא בצדק אבל כך יכול לקרות.
  • דף שער צריך לכלול מידע בסיסי: שם המצגת, לוגו, תאריך, מקום ההרצאה.
  • קישורים בין השקפים או בין המצגת לתכנים חיצוניים.
  • נספחים – מגוון נספחים אשר ניתן להגיע אליהם מהמצגת לצורך הרחבת מידע (במקרה והזמן ברשותכם והקהל דורש).
  • מידע פרסומי/ שיווקי לחלוקה.

 

התארגנות מוקדמת או בקיצור כל מה שמסביב

פרזנטציה עסקית היא אירוע שלם שחייבים להיערך בו מלפני ומלפנים. ההכנה אינה כוללת רק את הכנת המצגת אלא מערך שלם הכולל התייחסות לסביבה הפיזית והאנושית כמו גם לעזרים טכניים וללוח זמנים.

תכנון לוח הזמנים –
תכננו במדויק את לוח הזמנים וצפו שינויים! הצגה אופטימלית של מצגת עסקית עומדת על 20-25 דקות נטו ומכאן שמצגת זו מתאימה לפגישה שאורכה כשעה לערך (כולל זמן לשיחה מקדימה, שאלות וכיוצ"ב).  מצגת בהיקף זה כוללת 10-12 שקפים אם כי יש לזכור כי אין כללים חד משמעיים בעניין. אין דין שקף בו יש תמונה המעבירה חוויה כדין שקף המציג גרף של המצב הפיננסי של החברה בעשור האחרון. לפיכך, יש להיערך בהתאם.
מה עוד יש לקחת בחשבון? ריכוז ומיקוד במהלך העברת המצגת, הצגת ה"פואנטה" כאשר הקהל עדיין ערני והזמן עדיין ברשותכם, והצמדות לתכנון אשר הוגדר מראש.
למידע נוסף והרחבה: תכנון זמן במצגת עסקית

אל תשכחו לקחת אתכם –
  • מחשב נייד הכולל את המצגת העסקית, "סגורה" ו"פתוחה"
  • מצגת מודפסת
  • קבצי גיבוי בדיסק און קי
  • עכבר / פוינטר (?)
  • בארקו

קהל יעד
מיהו קהל היעד שלכם? האם אלו תלמידים במהלך שעור כפול באוניברסיטה? האם אלו מנהלים במסגרת יום כיף? או אולי לקוחות פוטנציאלים המתעניינים במוצר או בשירות שלכם?
לכל אחד מקהלי היעד "דרישות" שונות ומאפיינים שונים (סבלנות, גישה, התנהלות וכיוצ"ב). דיוק באפיון קהל היעד יאפשר לכם לתכנן טוב יותר את היקף המצגת העסקית, התכנים בכל שקף, מינון הטקסט והחלקים הויזואליים.

מיקום ותנאים
האם המצגת תיערך באולם ענק ותוצג באופן אוטומטי על קיר בכנס? האם אתם תעבירו את המצגת אולם מישהו אחר "ישלוט" בהעברת השקפים (ותזדקקו לתיאום מושלם)? האם המצגת תועבר ע"ג מחשב נייד (שלכם או של הלקוח)?

שאלות אלו ונוספות צריכות להישאל לפני שמכינים את המצגת ונערכים להיקפה ולאופן הצגתה. כמו כן, התשובות לשאלות אלו ילמדו אתכם על העזרים שעליכם להביא עמכם (או לרכוש / להתקין מראש).

 

מומחים שיכולים לעזור

למרות שכולנו יודעים לכתוב ולכולנו יש תכנת פאוור פוינט במחשב, זה לא אומר שכולנו יכולים להפיק מצגת איכותית ומקצועית במיוחד. כמו שלא הייתם לוקחים מספריים ומספרים את עצמכם, כך לא מומלץ – במיוחד אם אתם תולים הרבה תקווה במצגת עסקית זו – לפתוח מחשב, לעצב לבדכם הכל ולכתוב שקף אחר שקף. נכון, זה אפשרי, ובהחלט מומלץ לשפר את המיומנויות בהפקת מצגת אולם אם אתם מכוונים גבוה, אם המתחרים שלכם עושים עבודה מצוינת והתחרות קשה, אם אתם רוצים להפיק משהו מאותה פגישה ופרזנטציה – צרו קשר עם מעצב גרפי מומחה ועם מומחית בתחום כתיבה שיווקית.