כמה זמן צריכה להמשך מצגת עסקית? כיצד מתכננים נכון את מספר השקפים וכיצד קובעים אילו תכנים להכניס ועל אילו לוותר?

הכנת מצגת עסקית מקצועית צריכה לקחת בחשבון מסרים מדויקים, גרפיקה איכותית המתאימה לקו הגרפי של העסק וכמובן – תכנון זמן.
לרב, קיימת צפייה שמספר השקפים ייגזר מהתוכן אולם אין הדבר כך! על המציג לתת את הדעת למספר השקפים המדויק המתאים לזמן אשר הוקצה לפגישה או להרצאה, ובמסגרת זו לתכנן את המסרים, הדוגמאות והתמונות אשר תשולבנה.

מצגת עסקית – פרמטרים שיש לקחת בחשבון בתכנון הזמן:

זמן אופטימאלי למצגת – הצגה אופטימאלית של מצגת עסקית עומדת על 20-25 דקות נטו (כאשר מוקצות כ- 40 עד 60 דקות לפגישה).

ריכוז ומיקוד – גם כשאין מגבלה לא מומלץ לתכנן מצגת ארוכה יותר. האמת, כמה זמן תוכלו להקשיב להרצאה, גם אם היא באמת מעניינת?

הפואנטה – לכל מצגת עסקית מטרה (להציע מיזם עסקי, לשווק מוצר או למכור שירות). האם הייתם רוצים להגיע למצב בו הזמן נגמר ואין אפשרות להציג את הפואנטה?

כמה שקפים – 10-12 שקפים (ברוטו)! זהו ההיקף המתאים למצגות עסקיות שאורכן 20-25 דקות.

להיצמד לתכנון – היצמדו להיקף של 10-12 שקפים ממוקדים בהם מסרים מוקפדים המשרתים את המטרה. זכרו שלא בהכרח תקבלו הזדמנות שנייה או הארכת זמן.

אפקטיפי: תכנון הזמנים במצגת עסקית הוא האלמנט הראשון אשר יש להתייחס אליו בעריכת מצגות עסקיות. בדקו את עצמכם מול הראי. בבדיקה תגלו כי הצגת 10 שקפים אורכת 10 דקות לערך (כשאתם לבד, ללא כל הפרעה). את משך הזמן של ההצגה ללא קהל יש להכפיל (לפחות).

מצגת חברה היא מצגת שיווקית לכל דבר!

בכל אירוע בו תחליטו להציג באופן רשמי את החברה אתם למעשה משווקים את העסק, עובדיו ותוצרתו. כאשר אתם מזמינים לקוחות, לקוחות פוטנציאליים או עובדים לצפות במצגת חברה קיימת ציפייה לראות אלמנטים מסוימים כגון פרטים אודות החברה והיווסדה, חזון, המבנה הארגוני של החברה (כולל המחלקות השונות), בעלי תפקידים (אם רלוונטי), שירותים או מוצרים מסופקים על ידי החברה, לקוחות ולעיתים גם תכניות לעתיד.

הקפידו על מצגת איכותית הכוללת מבנה ברור והגיוני, גרפיקה איכותית ומקצועית התואמת לקונספט הגרפי של החברה ומסרים ממוקדים ללא מלל מיותר.

אפקטיפי: למרות האמור לעיל מצגת חברה אינה מחייבת הצגת אלמנט זה או אחר. זכרו! מצגת חברה היא מצגת שיווקית לכל דבר! זוהי פלטפורמה מצוינת להצגת כל נושא ראוי בו החברה מתגאה אך לא לשום דבר מעבר לכך…

מתכוננים לפרזנטציה הכוללת מצגת עסקית?

בחלק מהמקרים ניתן למצוא במקום חלק מהעזרים להצגה איכותית ואופטימאלית. בכל מקרה מוטב שתבררו ראש…

אז מה לקחת? מה לברר?

1. מחשב ושמירות: מחשב נייד בו שמורה המצגת (מוטב שהמצגת תשמר במקום ידוע מראש). אם במצגת קישורים לסרטונים אלו לקבצים נוספים וודאו ששמרתם גם אותם במחשב הנייד.
2. לוודא לפני שיוצאים: המצגת נפתחת באמצעות המחשב נייד ופועלת כראוי.
3. מצגת מודפסת: הדפיסו את המצגת והניחו מולכם במהלך ההצגה. לעיתים יש צורך להזכר מהו השקף או המשפט הבא.
4. קובץ גיבוי: קחו עמכם קובץ גיבוי של המצגת ונגזרותיה (בדיסק און קי או ב- CD). אף פעם לא ניתן לדעת… דברים יכולים להסתבך…
5. עכבר: אם אתם מציגים על גבי המחשב הנייד אל תשכחו את העכבר (גם אם אתם רגילים לא להשתמש בו אולי תזדקקו לעזרתו של אדם אחר…)
6. פוינטר: לנזקקים
7. בארקו: בימנו כבר לא סוחבים בארקו להרצאות… ואעפ"כ, אם ההצגה מתוכננת על גבי בארקו מוטב שתתיידדו מראש. בדקו אם כל החיבורים למחשב עובדים ובקיצור… שאין הפתעות.
8. חומרי עזר: אם אתם מחלקים חומר מודפס, ברושורים, כרטיסי ביקור, דפי תרגול או כל חומר אחר – אל תשכחו אותם בבית! הם חלק אינטגראלי מההרצאה ומהצלחתה!

 

אפקטיפי: הכינו רשימה הכוללת את כל העזרים והפעולות הנ"ל. אל תצאו מהמשרד לפני שאתם ממש, אבל ממש בטוחים שלא שכחתם כלום!
למידע נוסף: מצגת לבעלי מקצוע בתחום העיצוב

מצגת עסקית בחו"ל משמשת על פי רוב כאשר נוסעים להיפגש עם לקוח פוטנציאלי. כאשר אנחנו בחו"ל ולא נמצאים במגרש הביתי שלנו אנו מחויבים להיערך לכל הסיטואציה כאילו היא חד פעמית ואינה ניתן לתיקון (ולרוב כך הדבר)!

מצגות עסקיות בחו"ל – על שום מה?

כלי המחשה פשוט – מצגת עסקית ניתן להציג בכל מקום על גבי המחשב הנייד. שימוש בבארקו והצגה על מסך עדיפים אולם גם מחשב נייד מספק.

"סטיות" מינימאליות מהנושא והצגה מובנית – הכנה של מצגת מובנית תאפשר כמעט לכל מציג להצליח במשימה. ההכנה המוקדמת מאפשרת להציג מסרים קולעים המוצגים באופן הגיוני וממוקד מטרה. היא מאפשרת להימנע מסטיות ומבזבוז זמן וכמובן – מסיטה את תשומת הלב ממגרעות אישיות או מקצועיות.

אין הזדמנות שנייה לרושם ראשוני – מצגת עסקית מעוצבת, בה משולבים מסרים ממוקדים המותאמים לקהל היעד, היא נקודת מוצא מעולה ומרשימה לקשר עסקי…

לא מובן מאליו – מרבית אנשי העסקים, אינם מגיעים לפגישה עסקית בחו"ל עם מצגת עסקית מקצועית ולפיכך בעצם השימוש במצגת מקצועית מעוצבת יש חדשנות המעניקה לכל מציג ועסק ערך מוסף משמעותי.

אפקטיפי: מצגת עסקית מקצועית בחו"ל מקנה לך נקודות זכות… במיוחד כאשר רחוקים מהמשרד ומהאפשרות "להמשיך מחר את הפגישה או להשלים חוסרים מאוחר יותר" – מומלץ להתכונן ולהגיע ערוכים עם מצגת עסקית.

מרגישים שכרטיס הביקור שלכם לא אומר מספיק? עדיין אין לכם אתר אינטרנט מקצועי?

לא יודעים כיצד להציג יותר בדרך מקצועית?

מצגת שיווקית קצרה עשויה להיות הפתרון להתלבטות! הכינו מצגת בת 5-8 שקפים הכוללת שקף פותח ושקף מסכם. השקפים הפנימיים יוקדשו להצגת המוצרים או השירותים המוצעים על ידכם. לדוגמא: מאמנת אישית יכולה להציג במצגת זו שקף המציג אותה ואת העסק ושקפים נוספים לכל תחום: אימון זוגי, אימון להפחתה במשקל, אימון עסקי וכיוצ"ב. מומלץ להחליט על קונספט טקסטואלי ועל מבנה אחיד אשר יקל על הצופה או הלקוח הפוטנציאלי.
מצגת שיווקית בעלת מסרים ממוקדים ופלטפורמה מעוצבת מעניקה ערך מוסף מיידי לבעל העסק!

אפקטיפי: כאשר המצגת נראית מקצועית ורצינית כך נתפס גם בעל העסק… הקפידו על גרפיקה איכותית, על מסרים ברורים ולא מתנשאים ועל פנייה לקהל היעד. חוששים שהביצוע לא יהיה על הצד הטוב ביותר? פנו לבעלי מקצוע מומחים העוסקים בכתיבה שיווקית ובגרפיקה…

מצגת שיווקית יכולה לשמש בעלי מקצוע רבים אולם עבור בעלי מקצוע בתחום העיצוב יתרונותיה רבים ואינם מוטלים בספק! מצגת שיווקית, גם מצגת P.P בהכנה עצמית, עשויה לשדרג פלאים את יכולות השיווק של המעצב ואת תוצאותיה.

מצגת שיווקית לבעלי מקצוע בתחום העיצוב – בין היתרונות:

• שילוב צילומים של מגוון עבודות (עיצוב גרפי, עיצוב פנים, צילום, עיצוב מוצר או עיצוב אופנה)
• הצגה קצרה ותמציתית של בעל העסק
• הצגה של תחומי העיסוק (לדוגמא: צילום אופנה, צילום מוצר, צילום מזון) המאפשרת לצד הטקסט להציג עבודות איכותיות
• הכנת נגזרת של המצגת אותה ניתן לשלוח גם בדוא"ל
• הצגה מובנית אותה ניתן להתאים באופן נקודתי לכל מפגש (על ידי הוספת והורדת שקפים)
• מתאים במיוחד להצגה בפני לקוח פוטנציאלי
• מתאים לבעלי מקצוע אשר עדיין לא הקימו אתר אינטרנט מקצועי

 

אפקטיפי: הכינו בעצמכם או היעזרו בבעל מקצוע בהכנת מצגת שיווקית. ההשקעה החד פעמית תבדל אתכם ממתחרים אשר אינם מגיעים לפגישה עם מצגת מוכנה (הם יתחילו לשלוף תמונות או להתחבר לאינטרנט…). היא בוודאי תחזיר את ההשקעה!

הנה הגיעה ההזדמנות, המשקיע הפוטנציאלי נענה לבקשתכם ומוכן להקדיש כמה דקות למיזם אותו אתם מפתחים. עם ההזדמנות מגיע החשש… כיצד לנצל את הזמן שהוקצה לכם על הצד הטוב ביותר? כיצד להיות מיוחדים ולגרום למשקיע להתאהב בפרויקט, ולבחור בו משלל הפרויקטים המוצגים לו?

אז מהן 10 הדיברות לפרזנטציה מוצלחת?

1. 10 שקפים. מרבית המומחים דוגלים בפרזנטציה הכוללת 10 שקפים (עד 12 כולל השקף הפותח והמסכם). היקף זה תואם את משך הפגישה המקובל ומותיר מעט זמן לשאלות ולהצגה עצמית. למד הכל על מבנה המצגת
2. בידול. בידול חזותי ובידול בפרזנטציה מסייעים למוצר שלכם להיות זכיר. הציגו בצורה מעניינת, הכינו מצגת מיוחדת וערוכה היטב מבחינה ויזואלית
3. אתם ותחום ההתמחות. הציגו את עצמכם בקצרה והתייחסו במיוחד לפועלכם בתחום הספציפי של ההצגה
4. מענה לצורך. זכרו כי המוצר או השירות שאתם מציגים אמורים לספק פתרון לבעיה או לחוסר מסוים הקיים בשוק. בכך עליכם להתמקד!
5. התכוננו ושננו. הגיעו מוכנים. זכרו שהזמן קצר ושאין הזדמנות שנייה לרושם ראשוני. הכינו עצמכם מול מראה, מול קהל או מול קבוצת ביקורת. הכינו מצגת מצטיינת ועזרים נוספים מראש (שקפי נספחים, חומרי חשיפה מודפסים, מצגת מודפסת, גיבוי וכיוצ"ב)
6. התלהבות מדבקת. אמונה שלכם במיזם, הצגה נאמנה של חזון, מוטיבציה ותשוקה – כאשר הם מוצגים בצורה אמינה וללא פאתוס מיותר – יוצרים עניין ובהחלט יכולים לדבק
7. דברו במספרים, עובדות, סקרים והוכחות. כל השאר, גם אם הוא עובד מצוין, הוא בסה"כ מעטפת. נתונים ממקור אמין על קהל היעד, נתח השוק ונתונים כספיים – עשויים להטות את הכף לטובתכם
8. אל תקריאו. מצגת אמורה ללוות אתכם במהלך הפרזנטציה אבל אתם, המציגים, צריכים להיות במוקד תשומת הלב! המצגת צריכה להציג ראשי פרקים בקווים מנחים בלבד ללא כניסה מוגזמת לפרטי המודל העסקי
9. ביטחון עצמי ופרזנטטיביות. שריינו את כל הביטחון העצמי שיש לכם (במידה כמובן…), היו מאורגנים ותמציתיים, הסתכלו על המאזינים ולא על המצגת… ובכלל, אם אתם קבוצה, בחרו באדם המתאים ביותר להציג
10. ולסיום סיומת. חישבו על סיומת קולעת. תובנה שמעוררת מחשבה. תובנה שלאו דווקא קשורה בתועלות פיננסיות אך מעוררת מחשבה חיובית על השקעה במיזם.

הפגישה עם המשקיע כבר בפתח, היום והשעה נקבעו, המצגת מוכנה ומזומנה לפי כל הכללים, התכוננתם מול הראי ומול קבל, תזמנתם כל שקף ועדיין מרגישים שלא הכל מוכן? אכן, לפעמים לא הכל עובד "לפי הספר" ויש להיערך גם ל"יוצאים מן הכלל".

נספחים ושאר ירקות

מהם אותם היוצאים מן הכלל? למה עוד יש להיערך?
כאשר מקבלים הזדמנות חד פעמית צריך להיערך כל אשרות. נכון, המצגת מצויה בלב הפרזנטציה אבל במהלך המפגש עשויים לעלות צרכים נוספים הן כמענה לשאלות מצד המשקיע והן כמענה לבעיות טכניות או למידע משלים שיש לספק.
ראשית, על מנת להיערך לכל תקלה טכנית אשר עשויה לצוץ, מומלץ כי תביאו עמכם את המצגת על גבי המחשב האישי אותו אתם מתפעלים בקלות, ע"ג גיבוי נייד וגם, מה שבטוח, שמסמך מודפס.
בנוסף, הביאו עמכם כרטיס ביקור רלוונטי וכל חומר ראוי נוסף אותו ניתן להשאיר למשקיע (ברושור, פולדר וכיוצ"ב)

נספחים לדוגמא

כאשר נותר זמן לשאלות ותשובות (ומוטב שכך יקרה), ולמקרה בו המשקיע מעוניין להתעכב על פרט זה או אחר, היערכו מראש עם שקפי נספחים. השקפים צריכים להיות ממוקמים בסופה של המצגת אותם חובה לקשר אותם גם במקומות רלוונטיים למצגת עצמה. הקישור יאפשר לעבור אל המידע הנוסף בהקלקת עכבר פשוטה.
נספחים לדוגמא:

• מאפייני השוק – היסטוריה, מגמות, גודל וכיוצ"ב
• הטכנולוגיה ואמצעי ההגנה עליה
• המגרש התחרותי – מיהם המתחרים הישירים, מה מאפייניהם, מה יתרונותיהם וחסרונותיהם, אילו מוצרים הם מציעים, באילו מחירים, מה האסטרטגיה השיווקית שלהם, המודל העסקי ועוד
• קהלי יעד
• התחזיות והמודל הפיננסי
• גרפים, סקרים ומודלים
• מאמרים רלוונטיים
• ועוד

"יש לי היום פרזנטציה", "אתם מפיקים פרזנטציות?" "אני צריך להכין מצגת"… ובכן, משפטים אלו מלמדים על הבלבול הרווח בין המושגים פרזנטציה ומצגת, במיוחד בכל הקשור לצד העסקי העניין.

המילון המקוון "רב מילים" של מורפיקס מגדיר:

פְּרֶזֶנְטַצְיָה כ"הצגה בכתב או בעל-פה, לרוב בליווי חומר ויזואלי, של תוכנית, פרויקט וכד' בפני לקוחות פוטנציאליים".
מַצֶּגֶת מוגדרת במילון זה כ"מכשיר המאפשר הצגה של צג מחשב על מסך גדול לצורך הדגמה בפני קהל".

מצגת

ֿאם אתם זקוקים למצגת שיווקית, מצגת מכירתית או מצגת עסקית אחרת אתם בוודאי זקוקים לכלי השיווקי הנועד להצגה בזמן הרצאה, פגישת עסקים, קורס או כל מפגש אחר.
מצגת מהווה כיום חלק בלתי נפרד ממפגש העסקי או הרצאה. מצגת עסקית כוללת הצגה מובנית ומקצועית של התכנים המבוקשים ואורכת על פי רוב לפחות כמחצית מאורכו של המפגש. על מנת לתכנן כראוי פרזנטציה עסקית (ר"ע) מומלץ לקחת בחשבון כי מחצית מהמפגש יוקצה להעברת המצגת עצמה והיתרה להצגה אישית, דיון ושאלות ותשובות. תכנון לא נכון של המצגת, ובכלל זה אורכה, עלול לחבל בהצלחתה של הפרזנטציה כולה.

פרזנטציה

פרזנטציה למכירות, פרזנטציה לשיווק, פרזנטציה אישית ועוד… המגזר העסקי עסוק היום בהכנת פרזנטציות מקצועיות וראויות יותר מתמיד. הציפייה לתוכן ממוקד ולמפגש מקצועי מצריכים תכנון מראש של המפגש כולו. מה כוללת פרזנטציה ולמה יש להיערך? הגדרת מטרה וקהל יעד, הכנת המפגש כולו, הכנת מצגת מקצועית אשר תאפשר לכם להשיג את מטרות הפרזנטציה מול קהל היעד, (אלא אם כן אתם שייכים למעטים אשר יכולים "להחזיק" פרזנטציה כמעט ללא עזרים) הכנת עזרים נוספים (ברושורים / כרטיסי ביקור / give away לחלוקה), היערכות מבחינת ביגוד, הכנת ההצגה (כולל הכנות "מול הראי" ותכנון זמן), היערכות מבחינת עזרים (בארקו תקין, מסך, תאורה נכונה, כסאות כנדרש וכיוצ"ב) ועוד.

אחת השאלות הראשונות שתצטרכו לתת עליהן את הדעת כאשר תחליטו שיש לכם צורך במצגת עסקית הנה – באיזו טכנולוגיה? האם אתם מעוניינים במצגת עסקית ב- power point ? בווידאו או בפלאש?

למרבית בעלי העסקים אין את הכלים לבחור והם מסתמכים על עצה של מומחים. חוות הדעת של בעל מקצוע היא כמו תמיד פוטנציאל לעצת זהב. יחד עם זאת, אם בכל זאת אתם מעוניינים להבין מעט יותר על החלופות – ולו בכדי לשאול את השאלות הנכונות – הרי לכם מידע חשוב!

רגע לפני שמתחילים לברר…

אז רגע לפני, בררו לעצמכם –

• האם המצגת מיועדת לפרזנטציה פרונטאלית – מול קהל (המשמעות – המנחה שולט ד"כ במצגת ונדרש לנווט אותה)?
• האם אתם מעוניינים לשלוח את המצגת העסקית בדוא"ל או להציגה באתר החברה (המשמעות – השקפים מתחלפים אוטומטית בפרקי זמן שנקבעו מראש)?
• האם המצגת תוצג באולם (בפני קהל רב יחסית) או בפגישה מצומצמת, ע"ג מחשב?

 

מצגת פאוור פוינט – יתרונות בולטים

פלטפורמת power point משחקת לטובת המציג. לכן היא מתאימה במיוחד לכל אותם מקרים בהם נדרשת שליטה של המציג במצגת, על מנת להתאימה לקהל הספציפי, ללוחות הזמנים ולדגשים אחרים.

אז מה היתרונות?

• מודולארית, מודולארית, מודולארית –
• ביצוע תיקונים מהיר – ממש on line – שאינו משבש את ההערכות לפרזנטציה ואינו מעכב פגישות עסקיות
• הורדת טקסט או שינויו, הוספת / הורדת שקפים, שינוי בהנפשות וכיוצ"ב
  תיקונים ושינויים גם ללא סיועם של בעלי מקצוע
• התאמת המצגת ללקוח הספציפי (הוספת שם ולוגו, תכנים, תמונות או דוגמאות רלוונטיות)
• גזירת מצגות מצומצמות מתוך "מצגת האם"
• תוצאה מעוצבת ברמה גבוהה במיוחד באמצעות הטמעת רקעים המעוצבים על ידי בעל מקצוע (לא יאמינו שזה power point!)
• תוצאה מעוצבת ברמה סבירה גם ללא מעורבות מעצב גרפי
• ביצוע מהיר
• זמינות של הטכנולוגיה – בכל מחשב PC, ללא הורדת תוכנות מיוחדות
• תאימות דפדפנים גבוהה
• כלי ניהול ועיצוב נוחים ופשוטים לשימוש

 

יתרונות וחסרונות (חלקיים) של טכנולוגיות נוספות

אין ספק כי גם לטכנולוגיות נוספות יש יתרונות רבים (וגם חסרונות…). מצגות הפלאש לדוגמא, מרשימות ביכולתן הוויזואלית ומאפשרות שילוב תמונות, סרטים וסאונד בדרך שכמעט אין לה תחליף. יחד עם זאת, זמן ההכנה של המצגת ארוך והוא מחייב בעל מקצוע. בנוסף, הן אינן מאפשרות גמישות והתוצר הסופי הוא כאמור, סופי.
מצגת וידאו היא למעשה סרטון אשר עשוי להיות מרהיב במיוחד אולם עלותו גבוהה, השינויים יכולים להתבצע רק על ידי בעל מקצו, והוא לא מודולארי, ולא מאפשר אינטראקציה עם המציג, הגולש או הצופה!