פרזנטציה היא לא מצגת. היא מהלך מתוכנן של הצגת רעיון, שירות, מוצר, תכנית או נתונים בפני קהל מסוים, במטרה לגרום לו להבין, לזכור, להשתכנע או לפעול. המצגת היא רק אחד הכלים בתוך הפרזנטציה. הפרזנטציה עצמה כוללת גם את בחירת המסר, סדר הדברים, הדיבור בעל פה, כתיבה שיווקית, התאמה לקהל, ניהול הזמן, העזרים הטכניים והיכולת להוביל את המשתתפים מנקודת פתיחה אחת למסקנה ברורה. גם באתר מסרים כבר הופיעה ההבחנה הזו: פרזנטציה עסקית דורשת מטרה, קהל יעד, הכנה של המפגש כולו, מצגת מקצועית, עזרים, תרגול ותכנון זמן.

קודם כל מטרה, אחר כך שקפים

אחת הטעויות הנפוצות בהכנת פרזנטציה היא להתחיל מהשאלה “כמה שקפים צריך?” במקום מהשאלה “מה צריך לקרות בסוף?”. האם המטרה היא למכור? להסביר? לגייס משקיע? לקבל אישור? להציג תכנית עבודה? להרגיע התנגדויות? ככל שהמטרה ברורה יותר, כך קל יותר להחליט מה להכניס, מה להשאיר בחוץ, באיזה סדר להציג את הדברים ואיזה מידע צריך להופיע בשקף ואיזה עדיף לומר בעל פה.

פרזנטציה טובה אינה מעבירה את כל מה שאנחנו יודעים. היא בוחרת את מה שהקהל צריך לדעת כדי להתקדם איתנו עוד צעד. לכן לפני העיצוב, לפני האייקונים ולפני האנימציות, צריך לנסח את המשפט המרכזי: מה הדבר האחד שהקהל אמור לזכור כשהמפגש מסתיים?

פרזנטציה טובה מספרת סיפור

גם כשמדובר בפרזנטציה עסקית – מקצועית או טכנית – הקהל צריך להבין את ההיגיון של הדברים. סיפור טוב לא חייב להיות דרמטי. הוא יכול להיות פשוט מאוד: יש בעיה, יש צורך, יש פתרון, יש הוכחות, ויש פעולה שכדאי לבצע. כאשר הפרזנטציה בנויה כך, הקהל לא מרגיש שמעמיסים עליו מידע, אלא שמובילים אותו בצורה מסודרת.

זה נכון במיוחד בפרזנטציות הכוללות נתונים, גרפים, תכניות עבודה או הצעות מורכבות. במקרה כזה, תפקיד המצגת אינו להראות שיש הרבה חומר, אלא לעזור לקהל להבין מה חשוב.

מה השתנה בפרזנטציות בשנה האחרונה?

החידוש הגדול ביותר הוא לא עוד אפקט עיצובי, אלא כניסת כלי AI לעבודה היומיומית על מצגות. Microsoft Copilot,  למשל, מאפשר ליצור מצגת חדשה מתוך הנחיה, להוסיף תוכן, לשכתב טקסטים, להוסיף שקפים או תמונות, לסכם מצגות ואף לשאול שאלות הבהרה על קהל היעד, אופי המצגת והסגנון הרצוי. לפי מיקרוסופט, חלק מהיכולות החדשות כוללות גם התאמה של אורך המצגת, הטון, סגנון ההצגה והעדפות תמונה.

אבל דווקא משום שקל יותר לייצר שקפים, חשוב יותר לדעת מה לא לייצר. AI יכול לעזור בשלד ראשוני, ניסוח רעיונות, סידור נקודות או חידוד כותרות. הוא פחות טוב בהבנת הרגישות של הסביבה הארגונית, הפוליטיקה הארגונית, ההיסטוריה מול הלקוח והקהל (או ליתר דיוק – הנקודה המדויקת שבה הקהל עלול להתנגד.

מצגת שכבר לא תמיד מוצגת

עוד שינוי משמעותי הוא שגם אם לא זו הייתה הכוונה, הרבה מצגות כבר אינן מוצגות רק בחדר. הן נשלחות במייל, עוברות בוואטסאפ, נפתחות אחרי הפגישה, משמשות בסיס לדיון בזום או נשלחות הלאה למישהו שלא נכח בפרזנטציה. לכן, בעוד שבעבר פעמים רבות בוצעה הפרדה, כיום מצגת עסקית צריכה לפעמים לעבוד בשני מצבים: גם כתמיכה לדובר בזמן הצגה, וגם כמסמך קריא בפני עצמו.

כאן נדרש איזון עדין. שקפים שמיועדים להרצאה לא יכולים להיות עמוסים מדי, אבל שקפים שנשלחים לקריאה עצמאית צריכים לכלול מספיק הקשר. הפתרון אינו להעמיס טקסט, אלא לכתוב כותרות שקף ברורות, להוסיף הסברים קצרים במקומות הנכונים, להשתמש בנספחים כשצריך, ולבנות רצף שמאפשר להבין את הסיפור גם בלי הדובר.

לא לשכוח את הצד המעשי

גם הפרזנטציה המדויקת ביותר עלולה להיפגע בגלל עניינים טכניים: קובץ שלא נפתח, סרטון שלא עובד, חיבור חסר, עכבר שנשכח או לוח זמנים לא ריאלי. לכן לצד העבודה על התוכן והמסר, חשוב להכין גם את כל מה שמסביב: מחשב, גיבוי, גרסת PDF, מצגת מודפסת, חומרי עזר, בדיקת חיבורים ותיאום מוקדם עם המקום. זו בדיוק הנקודה שבה כדאי להיעזר במאמר צ’ק-ליסט מעשי של מסרים לפרזנטציה.

בסוף, פרזנטציה היא רגע של אמון

פרזנטציה טובה לא נמדדת רק ביופי של השקפים. היא נמדדת בשאלה האם הקהל הבין, האם הוא זוכר את המסר, האם הוא מרגיש שהמציג מקצועי, והאם נוצרה תנועה כלשהי קדימה: החלטה, פגישה נוספת, אישור, השקעה, שיתוף פעולה או מחשבה חדשה.

בפרזנטציות חשובות – מול לקוחות, הנהלה, משקיעים, ועדות או שותפים מקצועיים – כדאי לא להסתפק במצגת יפה. רצוי לעצור עוד קודם, לדייק את הסיפור, לסנן את החומרים, לבנות מהלך נכון ולוודא שכל שקף באמת עובד לטובת המטרה. זה בדיוק המקום שבו כתיבה מקצועית, חשיבה שיווקית ועיצוב נכון מתחברים לפרזנטציה אחת ברורה, חכמה ומשכנעת.

אפשר לקרוא כאן עוד על ההבדל בין מצגת לפרזנטציה

עומדים בפני פרזנטציה חשובה? המועד מתקרב ואתם מתלבטים איזו מצגת להכין ובאילו בעלי מקצוע להיעזר? הכנת מבנה למצגת הוא חלק בלתי נפרד ממלאכת הכתיבה השיווקית. המעצב או הגרפיקאי אחראים על הקונספט והעיצוב. עתה נותר רק להחליט – מצגת או סגורה?גם אתכם שאלו את השאלה ולא ממש הבנתם למה הכוונה? מאמר זה מתמקד בהבדלים בין שני הפורמטים מבלי לדלג על היתרונות והחסרונות. ובהחלט יש מסקנה – קראו עד הסוף ותשכילו…

מצגת פתוחה – איזה אפשרויות זה פותח?

לפניכם העובדות: מצגת פתוחה היא מצגת הניתנת לעריכה מלאה או כמעט מלאה. במצגת כזו עושים שימוש בעיצובים שמציעה התוכנה ומוסיפים טקסטים "חיים" אותם ניתן לשנות גם ללא ידע מקצועי.

יתרונות: לאחר שסיימתם את המצגת תוכלו למחוק \ להזיז \ לעדכן ולערוך שינויים כאוות נפשכם דקה לפני הפרזנטציה וגם בעוד חצי שנה, מה שהופך את המצגת לכלי עבודה גמיש, יעיל וזמין ומבחינות רבות – ללא מגבלות.

אולם הדברים לא פשוטים כפי שהם לעיתים נראים… יש בהחלט גם חסרונות.

חסרונות: עיצוב מצגת פתוחה אינו בלתי מוגבל ולפיכך יש בהחלט מגבלות של נראות. במצגת פתוחה ניתן להשתמש רק בפונטים בהם עושים שימוש בכל מחשב, והמשמעות שלושה פונטים באנגלית ופונט אחד – אריאל – בעברית (פונט פשוט מאוד, שנעשה בו שימוש לעייפה והוא בהחלט לא מספיק מרשים ). בקיצור – אם אתם מחפשים פתרון מרשים, נוק אאוט אמיתי – זו ממש לא החלופה שאני ממליצה לכם לבחור. כמובן שבמסגרת המצגת הפתוחה יש מגבלה גם לעיצוב של הקונספט הגרפי ואם אתם חברה ממותגת שרואה רחוק, סביר שלא תבחרו באופציה זו הכוללת רקעים מוכרים ונדושים יותר.

מצגת סגורה – סגורים על זה?

העובדות: במצגת סגורה המסכים לא ניתנים לעריכה, הם למעשה מעוצבים על ידי המעצב כולל רקעים, מלל גרפים או כל מידע אחר. המידע מתורגם לתמונה ונותר סגור כקובץ שאינו ניתן לעריכה על ידי מי שאינו מעצב.

יתרונות: החופש העיצובי הוא אין סופי ובהתאמה – השמיים הם הגבול. ניתן להשתמש במגוון גדול של פונטים ברישיון, לעצב קונספט ייחודי, רקעים שונים התואמים את התוכן ואת המסר והתוצאה הכללית – הרבה יותר מקצועית ומרשימה.

חסרונות: לא ניתן לעריכה כבר אמרנו?

אז מה מומלץ?

גם במקרה הזה התשובה היא – תלוי! ככלל, במקרים בהם מדובר בהיערכות לאירוע חשוב כגון כנס שנתי בו חשוב לכם לבלוט מול החברות המתחרות, מומלץ לא לוותר על אפקט הוואו ולהכין מצגת סגורה, איכותית ומרשימה בעזרת בעלי מקצוע (או במילים אחרות: מצגת 'אל תיגע בי'). ולתת את המצגת הכי מרשימה שלכם (אפקט הוואוו הידוע).

במידה ואתם עומדים בפני רצף של כנסים ועליכם לעדכן מידע במצגת בכל פעם מחדש – מומלץ לבדוק את האופציה הפתוחה.

מניסיוני – לפעמים עדיף להפיק מצגת עסקית מקצועית איכותית וסגורה. עם כל הרצון והשאיפה לבצע שינויים בהמשך, פעמים רבות זה לא קורה בפועל כי אין מי שיטפל בכך בארגון, או שאותו גורם לא מצוי בחומר או בתוכנה. כך נוצר מצב שהתוכן כבר אינו מדויק ומקצועי והמצגת כולה כבר אינה מה שקיוויתם. האם כדאי להישאר עם האופציה הנחשקת לשנות אך עם מוצר פחות אטרקטיבי בסופו של דבר? הכל תלוי בכם. בהצלחה

הדס כהן שקורי
מעצבת גרפית מומחית למצגות
fundesign77@gmail.com

כמה זמן צריכה להמשך מצגת עסקית? כיצד מתכננים נכון את מספר השקפים וכיצד קובעים אילו תכנים להכניס ועל אילו לוותר?

הכנת מצגת עסקית מקצועית צריכה לקחת בחשבון מסרים מדויקים, גרפיקה איכותית המתאימה לקו הגרפי של העסק וכמובן – תכנון זמן.
לרב, קיימת צפייה שמספר השקפים ייגזר מהתוכן אולם אין הדבר כך! על המציג לתת את הדעת למספר השקפים המדויק המתאים לזמן אשר הוקצה לפגישה או להרצאה, ובמסגרת זו לתכנן את המסרים, הדוגמאות והתמונות אשר תשולבנה.

מצגת עסקית – פרמטרים שיש לקחת בחשבון בתכנון הזמן:

זמן אופטימאלי למצגת – הצגה אופטימאלית של מצגת עסקית עומדת על 20-25 דקות נטו (כאשר מוקצות כ- 40 עד 60 דקות לפגישה).

ריכוז ומיקוד – גם כשאין מגבלה לא מומלץ לתכנן מצגת ארוכה יותר. האמת, כמה זמן תוכלו להקשיב להרצאה, גם אם היא באמת מעניינת?

הפואנטה – לכל מצגת עסקית מטרה (להציע מיזם עסקי, לשווק מוצר או למכור שירות). האם הייתם רוצים להגיע למצב בו הזמן נגמר ואין אפשרות להציג את הפואנטה?

כמה שקפים – 10-12 שקפים (ברוטו)! זהו ההיקף המתאים למצגות עסקיות שאורכן 20-25 דקות.

להיצמד לתכנון – היצמדו להיקף של 10-12 שקפים ממוקדים בהם מסרים מוקפדים המשרתים את המטרה. זכרו שלא בהכרח תקבלו הזדמנות שנייה או הארכת זמן.

אפקטיפי: תכנון הזמנים במצגת עסקית הוא האלמנט הראשון אשר יש להתייחס אליו בעריכת מצגות עסקיות. בדקו את עצמכם מול הראי. בבדיקה תגלו כי הצגת 10 שקפים אורכת 10 דקות לערך (כשאתם לבד, ללא כל הפרעה). את משך הזמן של ההצגה ללא קהל יש להכפיל (לפחות).

מתכוננים לפרזנטציה הכוללת מצגת עסקית?

בחלק מהמקרים ניתן למצוא במקום חלק מהעזרים להצגה איכותית ואופטימאלית. בכל מקרה מוטב שתבררו ראש…

אז מה לקחת? מה לברר?

1. מחשב ושמירות: מחשב נייד בו שמורה המצגת (מוטב שהמצגת תשמר במקום ידוע מראש). אם במצגת קישורים לסרטונים אלו לקבצים נוספים וודאו ששמרתם גם אותם במחשב הנייד.
2. לוודא לפני שיוצאים: המצגת נפתחת באמצעות המחשב נייד ופועלת כראוי.
3. מצגת מודפסת: הדפיסו את המצגת והניחו מולכם במהלך ההצגה. לעיתים יש צורך להזכר מהו השקף או המשפט הבא.
4. קובץ גיבוי: קחו עמכם קובץ גיבוי של המצגת ונגזרותיה (בדיסק און קי או ב- CD). אף פעם לא ניתן לדעת… דברים יכולים להסתבך…
5. עכבר: אם אתם מציגים על גבי המחשב הנייד אל תשכחו את העכבר (גם אם אתם רגילים לא להשתמש בו אולי תזדקקו לעזרתו של אדם אחר…)
6. פוינטר: לנזקקים
7. בארקו: בימנו כבר לא סוחבים בארקו להרצאות… ואעפ"כ, אם ההצגה מתוכננת על גבי בארקו מוטב שתתיידדו מראש. בדקו אם כל החיבורים למחשב עובדים ובקיצור… שאין הפתעות.
8. חומרי עזר: אם אתם מחלקים חומר מודפס, ברושורים, כרטיסי ביקור, דפי תרגול או כל חומר אחר – אל תשכחו אותם בבית! הם חלק אינטגראלי מההרצאה ומהצלחתה!

אפקטיפי: הכינו רשימה הכוללת את כל העזרים והפעולות הנ"ל. אל תצאו מהמשרד לפני שאתם ממש, אבל ממש בטוחים שלא שכחתם כלום!
למידע נוסף: מצגת לבעלי מקצוע בתחום העיצוב

מצגת עסקית בחו"ל משמשת על פי רוב כאשר נוסעים להיפגש עם לקוח פוטנציאלי. כאשר אנחנו בחו"ל ולא נמצאים במגרש הביתי שלנו אנו מחויבים להיערך לכל הסיטואציה כאילו היא חד פעמית ואינה ניתן לתיקון (ולרוב כך הדבר)!

מצגות עסקיות בחו"ל – על שום מה?

כלי המחשה פשוט – מצגת עסקית ניתן להציג בכל מקום על גבי המחשב הנייד. שימוש בבארקו והצגה על מסך עדיפים אולם גם מחשב נייד מספק.

"סטיות" מינימאליות מהנושא והצגה מובנית – הכנה של מצגת מובנית תאפשר כמעט לכל מציג להצליח במשימה. ההכנה המוקדמת מאפשרת להציג מסרים קולעים המוצגים באופן הגיוני וממוקד מטרה. היא מאפשרת להימנע מסטיות ומבזבוז זמן וכמובן – מסיטה את תשומת הלב ממגרעות אישיות או מקצועיות.

אין הזדמנות שנייה לרושם ראשוני – מצגת עסקית מעוצבת, בה משולבים מסרים ממוקדים המותאמים לקהל היעד, היא נקודת מוצא מעולה ומרשימה לקשר עסקי…

לא מובן מאליו – מרבית אנשי העסקים, אינם מגיעים לפגישה עסקית בחו"ל עם מצגת עסקית מקצועית ולפיכך בעצם השימוש במצגת מקצועית מעוצבת יש חדשנות המעניקה לכל מציג ועסק ערך מוסף משמעותי.

אפקטיפי: מצגת עסקית מקצועית בחו"ל מקנה לך נקודות זכות… במיוחד כאשר רחוקים מהמשרד ומהאפשרות "להמשיך מחר את הפגישה או להשלים חוסרים מאוחר יותר" – מומלץ להתכונן ולהגיע ערוכים עם מצגת עסקית.

ימי סוף הקיץ. זנבו של החופש הגדול כבר כאן ואפילו הוא כבר אינו מכשכש בשמחה… מי שאינו מצוי בחופשה אחרונה עם הילדים מנסה לשרוד את היום יום… עוד פעילות, עוד ים, עוד פיצה… מה כבר יכול להיות? גם בעסקים עונת המלפפונים בשיאה ואפילו לא ברור אם החזרה לשגרה תגיע בעוד מספר ימים, כאשר הילדים יחזרו לשגרה, או רק לאחר החגים…

אז מה עושים? איך הופכים את הימים החמים והנמרחים הללו לפרודוקטיביים? איך הופכים את עונת המלפפונים העסקית הזו ללימונדה ואיך זה קשור לכתיבה שיווקית? קבלו כמה עצות מועילות במיוחד.

בין לבין, כאשר הילדים בכל זאת עסוקים במשהו אחר ואתם פטורים מתפקיד הבדרן הראשי, ערכו רשימה מסודרת שכוללת את כל הערוצים השיווקיים שלכם.

1. יש לכם רשימה? עברו על כל סעיף בנפרד…
2. בדקו את ערוצי השיווק שלכם… אם ברשימה שלכם מצוינים אתר אינטרנט, ברושור, פרסום למייל, פייסבוק עסקי, משלוח שנות טובות או חלוקת שי לעובדים וללקוחות, פרסום מידע מקצועי באמצעות מאמרים או כתבות, מודעות ממומנות בגוגל, באנרים פרסומיים – האם ערוצי השיווק שהתאימו לכם עד כה מתאימים לכם גם היום?
3. זכרו שהכלים השיווקיים אמורים להוביל אתכם למקום אליו אתם רוצים להגיע. אם שיניתם את המטרות והיעדים זה בדיוק הזמן לבצע את השינוי הנדרש גם בכלים השיווקיים
4. שוחחו עם המומחים שסייעו לכם עד כה, ואולי גם עם חדשים, ובדקו האם יש מקום לבצע שינויים, לבטל או להוסיף…
5. אתר אינטרנט – האם המוצרים / השירותים אותם אתם מציגים באתר רלוונטיים? האם עדיין אתם מספקים את כולם? האם הפרטים על כל שירות מדויקים? האם מופיעים מחירים שאינם בתוקף, מבצעים שכבר לא רלוונטיים או הרצאות שזמנן עבר? האם הוספתם לסל שירותים חדשים אך לא עדכנתם את האתר? האם מזמן לא הכנסתם מאמר חדש? האם קיבלתם המלצות אבל הגולשים לא נחשפו להן? בקיצור – קחו לכם שעה ועברו על האתר. בדקו מהם התכנים שיש לשנות והתחילו לבצע – לבד זה טוב, עם מומחה בתחום – מצוין.
6. ברושורים / פליירים / חומרים מודפסים – האם החומרים המודפסים שברשותכם מספקים אתכם מבחינת התכנים והכתיבה השיווקית? האם הם מספרים את הסיפור אותו אתם מבקשים לספר? האם הם מייצגים את מי ומה שאתם? האם יש לכם כמות מספקת? האם נערכתם לשיווק בחגים? גם במקרה זה ערכו רשימה מסודרת של שינויים ועדכונים והתחילו לבצע…
7. מאמר מקצועי כבר כתבתם? זכרו שהלקוחות שלכם תמיד רוצים להיזכר שהם לקחו איש מקצוע מהשורה הראשונה. מעודכן, בעל אג'נדה וידע מקצועיים. תנו להם להבין שאתם באמת כאלו וכתבו עוד מאמר מקצועי. מיותר לציין שעבור אותם גולשים שעדיין אינם לקוחותיכם זה חשוב במיוחד… הרי הם מחפשים בדיוק מומחה כזה – מבין עניין, מקצועי ושיודע להתבטא!
8. מה עם המודעות הממומנות שלכם? מתי לאחרונה הסתכלתם על הסטטיסטיקה? מתי לאחרונה התייעצתם עם מומחה בנוגע לשדרוג המודעות? זה בדיוק הזמן לטפל גם בזה
9. מצגת שיווקית כבר יש לכם? ומה עם מצגת עסקית? כיצד אתם מציגים את עצמכם כאשר אתם מגיעים לפגישה? אין ספק שמצגת שיווקית יכולה לעשות פלאים לעסק שלכם. יש לכם כמה דקות? גלשו למאמרים המקצועיים הבאים: מצגת שיווקית ככרטיס ביקור מורחב, מצגת שיווקית לבעלי מקצוע בתחום העיצוב, מצגת מכירות, מצגת עסקית איכותית – כי לא כולנו סטיב ג'ובס
10. ומה בנוגע למסרים לא מילוליים? לוגו ומיתוג, עיצוב האתר והחומרים השיווקיים?

זהו, סיימנו, לבינתיים. אם יש לכם כמה דקות פנויות הן בדיוק הזמן להפוך (עונת) מלפפונים ללימונדה.

"יש לי היום פרזנטציה", "אתם מפיקים פרזנטציות?" "אני צריך להכין מצגת"… ובכן, משפטים אלו מלמדים על הבלבול הרווח בין המושגים פרזנטציה ומצגת, במיוחד בכל הקשור לצד העסקי העניין.

המילון המקוון "רב מילים" של מורפיקס מגדיר:

פְּרֶזֶנְטַצְיָה כ"הצגה בכתב או בעל-פה, לרוב בליווי חומר ויזואלי, של תוכנית, פרויקט וכד' בפני לקוחות פוטנציאליים".
מַצֶּגֶת מוגדרת במילון זה כ"מכשיר המאפשר הצגה של צג מחשב על מסך גדול לצורך הדגמה בפני קהל".

מצגת

ֿאם אתם זקוקים למצגת שיווקית, מצגת מכירתית או מצגת עסקית אחרת אתם בוודאי זקוקים לכלי השיווקי הנועד להצגה בזמן הרצאה, פגישת עסקים, קורס או כל מפגש אחר.
מצגת מהווה כיום חלק בלתי נפרד ממפגש העסקי או הרצאה. מצגת עסקית כוללת הצגה מובנית ומקצועית של התכנים המבוקשים ואורכת על פי רוב לפחות כמחצית מאורכו של המפגש. על מנת לתכנן כראוי פרזנטציה עסקית (ר"ע) מומלץ לקחת בחשבון כי מחצית מהמפגש יוקצה להעברת המצגת עצמה והיתרה להצגה אישית, דיון ושאלות ותשובות. תכנון לא נכון של המצגת, ובכלל זה אורכה, עלול לחבל בהצלחתה של הפרזנטציה כולה.

פרזנטציה

פרזנטציה למכירות, פרזנטציה לשיווק, פרזנטציה אישית ועוד… המגזר העסקי עסוק היום בהכנת פרזנטציות מקצועיות וראויות יותר מתמיד. הציפייה לתוכן ממוקד ולמפגש מקצועי מצריכים תכנון מראש של המפגש כולו. מה כוללת פרזנטציה ולמה יש להיערך? הגדרת מטרה וקהל יעד, הכנת המפגש כולו, הכנת מצגת מקצועית אשר תאפשר לכם להשיג את מטרות הפרזנטציה מול קהל היעד, (אלא אם כן אתם שייכים למעטים אשר יכולים "להחזיק" פרזנטציה כמעט ללא עזרים) הכנת עזרים נוספים (ברושורים / כרטיסי ביקור / give away לחלוקה), היערכות מבחינת ביגוד, הכנת ההצגה (כולל הכנות "מול הראי" ותכנון זמן), היערכות מבחינת עזרים (בארקו תקין, מסך, תאורה נכונה, כסאות כנדרש וכיוצ"ב) ועוד.

אחת השאלות הראשונות שתצטרכו לתת עליהן את הדעת כאשר תחליטו שיש לכם צורך במצגת עסקית הנה – באיזו טכנולוגיה? האם אתם מעוניינים במצגת עסקית ב- power point ? בווידאו או בפלאש?

למרבית בעלי העסקים אין את הכלים לבחור והם מסתמכים על עצה של מומחים. חוות הדעת של בעל מקצוע היא כמו תמיד פוטנציאל לעצת זהב. יחד עם זאת, אם בכל זאת אתם מעוניינים להבין מעט יותר על החלופות – ולו בכדי לשאול את השאלות הנכונות – הרי לכם מידע חשוב!

רגע לפני שמתחילים לברר…

אז רגע לפני, בררו לעצמכם –

• האם המצגת מיועדת לפרזנטציה פרונטאלית – מול קהל (המשמעות – המנחה שולט ד"כ במצגת ונדרש לנווט אותה)?
• האם אתם מעוניינים לשלוח את המצגת העסקית בדוא"ל או להציגה באתר החברה (המשמעות – השקפים מתחלפים אוטומטית בפרקי זמן שנקבעו מראש)?
• האם המצגת תוצג באולם (בפני קהל רב יחסית) או בפגישה מצומצמת, ע"ג מחשב?

מצגת פאוור פוינט – יתרונות בולטים

פלטפורמת power point משחקת לטובת המציג. לכן היא מתאימה במיוחד לכל אותם מקרים בהם נדרשת שליטה של המציג במצגת, על מנת להתאימה לקהל הספציפי, ללוחות הזמנים ולדגשים אחרים.

אז מה היתרונות?

• מודולארית, מודולארית, מודולארית –
• ביצוע תיקונים מהיר – ממש on line – שאינו משבש את ההערכות לפרזנטציה ואינו מעכב פגישות עסקיות
• הורדת טקסט או שינויו, הוספת / הורדת שקפים, שינוי בהנפשות וכיוצ"ב
  תיקונים ושינויים גם ללא סיועם של בעלי מקצוע
• התאמת המצגת ללקוח הספציפי (הוספת שם ולוגו, תכנים, תמונות או דוגמאות רלוונטיות)
• גזירת מצגות מצומצמות מתוך "מצגת האם"
• תוצאה מעוצבת ברמה גבוהה במיוחד באמצעות הטמעת רקעים המעוצבים על ידי בעל מקצוע (לא יאמינו שזה power point!)
• תוצאה מעוצבת ברמה סבירה גם ללא מעורבות מעצב גרפי
• ביצוע מהיר
• זמינות של הטכנולוגיה – בכל מחשב PC, ללא הורדת תוכנות מיוחדות
• תאימות דפדפנים גבוהה
• כלי ניהול ועיצוב נוחים ופשוטים לשימוש

יתרונות וחסרונות (חלקיים) של טכנולוגיות נוספות

אין ספק כי גם לטכנולוגיות נוספות יש יתרונות רבים (וגם חסרונות…). מצגות הפלאש לדוגמא, מרשימות ביכולתן הוויזואלית ומאפשרות שילוב תמונות, סרטים וסאונד בדרך שכמעט אין לה תחליף. יחד עם זאת, זמן ההכנה של המצגת ארוך והוא מחייב בעל מקצוע. בנוסף, הן אינן מאפשרות גמישות והתוצר הסופי הוא כאמור, סופי.
מצגת וידאו היא למעשה סרטון אשר עשוי להיות מרהיב במיוחד אולם עלותו גבוהה, השינויים יכולים להתבצע רק על ידי בעל מקצו, והוא לא מודולארי, ולא מאפשר אינטראקציה עם המציג, הגולש או הצופה!

אז זה נכון שלהפיק מצגת עסקית בימנו נתפס כעבודה קלה. כל אחד הרי יכול לפתוח פאוור פוינט, לבחור עיצוב מגניב, ואפילו לשנות צבעוניות או לייבא תמונות. אבל מה לעזאזל עושים עם התוכן?

אז זהו, גם במקרה הזה אין תמיד הזדמנות שנייה לרושם ראשוני על לקוחות או משקיעים פוטנציאליים, ומה לעשות שמצגת עסקית שהיא "רק יפה" לא עושה את העבודה….
ומכאן שאתם חייבים תוכן למצגת. תוכן איכותי וממוקד המלווה במבנה נכון ובתזמון מוקפד.

בראש ובראשונה – סיפור המסגרת

מסגרת הזמן – קחו בחשבון מצגת של 20-25 דקות ו- 15 שקפים לכל היותר, כולל הכל (אולם מומלץ שמצגת בכלל, ומצגת למשקיעים בפרט, לא תכלול יותר מ- 12 שקפים) קרא בהרחבה על תכנון זמן במצגת עסקית

איך מתחילים?

• הכינו רשימה כללית, בראשי פרקים, של התכנים שתרצו להציג
• תכננו את השקפים – פשוט ציירו לעצמכם ריבועי שקפים והכניסו שקף פותח, שקף מסכם, ראשי פרקים וכיוצ"ב (ניתן ועדיף לבצע באמצעות התוכנה המאפשרת מאוחר יותר גמישות ושינויים)
• וודאו שיש לכם כותרות וסדר עקרוני למכלול השקפים. זה הזמן למקצה שיפורים ברשימת התכנים.

ואיך ממשיכים?

• התחילו "למלא" את התכנים (בשלב הזה ללא הקפדה יתרה על ניסוח, היקף או כללים אחרים) – עשו שימוש בחומרים קודמים ובמידע שיש לכם "בראש"…
• נסחו, קצרו, ונסו לקלוע ללקוח הפוטנציאלי או למשקיע
• וודאו שהיקף הטקסטים קצר (מומלץ לא לעלות על 6 שורות טקסט לשקף) והמסרים ממוקדים. וודאו שכותרות השקפים מתאימות לתכנים.

למה עוד לשים לב?

• גרפיקה איכותית
• דף שער הכולל מידע בסיסי: שם המצגת, לוגו, תאריך, מקום ההרצאה
• קישורים בין השקפים או בין המצגת לתכנים חיצוניים
• נספחים – מגוון נספחים אשר ניתן להגיע אליהם מהמצגת לצורך הרחבת מידע (במקרה והזמן ברשותכם והקהל דורש)
• מידע פרסומי/ שיווקי לחלוקה
• התארגנות מוקדמת או בקיצור כל מה שמסביב

קרא בהרחבה: מצגת עסקית איכותית, כי לא כולנו סטיב ג'ובס